ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KESISWAAN PADA SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) NEGERI 1 KENDARI DENGAN MENGGUNAKAN BAHASA PEMROGRAMAN DELPHI 7.0

ABSTRAK

Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Kesiswaan Pada Sekolah Menengah Kejuruan (Smk) Negeri 1 Kendari Dengan Menggunakan Bahasa Pemrograman Delphi 7.0

Kemajuan teknologi informasi saat ini telah mengubah cara hidup masyarakat dalam menjalankan aktifitas sehari-hari. Keberadaan dan peranan teknologi informasi tanpa kita sadari telah memasuki era yang baru. Salah satu kebutuhan dari organisasi swasta maupun pemerintah dalam penyediaan sarana informasi adalah informasi yang berbasis teknologi.dimana sistem yang telah menggunakan komputerisasi memiliki tingkat kehandalan jauh lebih cepat serta lebih efisien dalam pengolahan data dibandingkan dengan system manual. SMKN 1 Kendari adalah fasilitas pemerintah dalam bidang pendidikan yang dalam pengolahan data kesiswaannya masih  belum menggunakan suatu aplikasi khusus yang mengolah data kesiswaan sehingga mengakibatkan hasil kerja yang dicapai tidak maksimal dan efisien. Oleh sebab itu dibuatlah sistem informasi kesiswaan pada SMKN 1 Kendari menggunakan bahasa pemrograman Delphi 7.0, system informasi yang dibuat ini diharapkan mampu menanggulangi masalah-masalah yang terjadi pada SMKN 1 Kendari khususnya masalah dalam pendataan siswa baru sampai pada pembayaran siswa.

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Kemajuan informasi diberbagai bidang telah dirasakan manfaatnya didalam kehidupan sehari-hari, baik bidang yang dikelola oleh instansi pemerintah maupun swasta. Kemajuan tersebut mempunyai   peranan yang sangat penting dalam pembangunan nasional karena pembangunan yang dilakukan pada hakekatnya adalah merupakan suatu proses perubahan yang terus-menerus  menuju pada perbaikan dan kemajuan,dimana saat ini  telah menyentuh berbagai bidang. Kemajuan yang telah dicapai salah satunya yaitu bidang ilmu pengetahuan dan teknologi. Perkembangan informasi saat ini memunculkan harapan yang dapat meningkatkan cara kerja yang efektif dan efisien. Dalam melaksanakan aktifitas pada instansi  pemerintah maupun  swasta dalam mengambil keputusan Salah satu kebutuhan dari organisasi swasta maupun pemerintah dalam penyediaan sarana informasi adalah informasi yang berbasis teknologi. Dimana system yang telah menggunakan komputerisasi memiliki tingkat kehandalan yang jauh lebih cepat serta lebih efisien dalam pengolahan data bila dibandingkan dengan system manual, sehingga kebutuhan akan adanya komputerisasi dalam pengolahan data sangatlah dibutuhkan. Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Negeri 1 Kendari merupakan sekolah yang dalam perkembangan bertaraf internasional,dengan jumlah siswa sebanyak 770 orang, yang terdiri dari kelas I  berjumlah 283 orang, kelas II berjumlah 278 orang, dan kelas III berjumlah 209 orang, dalam pengolahan data pada SMKN 1 Kendari baik itu data kesiswaan maupun data pembayaran masih belum menggunakan aplikasi khusus dalam hal ini masih menggunakan aplikasi bawaan Microsoft (Word Dan Excel) bahkan kadang masih menggunakan pencatatan secara manual (menggunakan buku) yang mengakibatkan bendahara melakukan pekerjaan yang berulang-ulang sehingga hasil kerja yang dicapai tidak efektif dan efisien, setiap siswa yang melakukan pembayaran datanya harus dicari terlebih dahulu oleh pihak bendahara, dengan membuka kembali buku pembayaran siswa dan ini sangat memerlukan ketelitian dan waktu yang lama oleh sebab itu pengolahan data kesiswaan dan pembayaran secara komputerisasi sangatlah dibutuhkan agar dapat menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Berdasarkan uraian diatas maka maka kami  tertarik untuk membuat suatu penelitian ilmiah dengan  judul sistem informasi pada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Negeri 1 Kendari dengan menggunakan Pemrograman Delphi 7.

LANDASAN TEORI

Analisis Sistem

Sebelum kita melakukan sebuah perancangan atau perbaikan dari suatu system tahap awal yang dilakukan adalah tahap analisis sistem. Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan.

(http://prima.staff.gunadarma.ac.id/Downloadsfiles/5440/D33bAnalisis_Sistem.pdf). Menurut H M Jogiyanto (2005 : 129) Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan - kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Dalam tahap analisis sistem, terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh seorang analis. Langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut :

- Identify, yaitu tahap mengidentifikasi masalah

- Understand, yaitu tahap memahami kerja dari sistem yang ada

- Analyze, yaitu tahap menganalisa sistem

- Report, yaitu tahap membuat laporan dari hasil analisis

Sistem

Sistem adalah kumpulan elemen berhubungan yang merupakan suatu kesatuan. Dari bahasa Latin dan orang Yunani, istilah "sistem" diartikan sebagai mengabungkan, untuk mendirikan, untuk menempatkan bersama. Suatu sistem biasanya terdiri komponen (atau elemen) yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi,materi atau energy (http://www.mail-archive.com/e-ketawa@yahoogroups. com/msg46282.html.)Menurut Nugroho widjajanto (2001 :2) Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mendapatkan tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input ,proses dan output. Menurut H M Jogiyanto (2000 :11) Sistem adalah suatu jaringan dan prosedur - prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu, dimana prosedur merupakan suatu aturan aturan operasi klasikal (tulis menulis), yang melibatkan 34 beberapa orang dalam satu atau lebih didepartemen yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi. Dari beberapa kesimpulan diatas maka dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekumpulan dari elemen-elemen atau komponen-komponen yang saling bergantung / berhubungan satu sama lainnya untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Informasi

Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi ada suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi = input - proses – output. (http://willis.comze.com/pengertian_informasi.html). Definisi informasi menurut H M Jogiyanto (2005 : 8) yaitu Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil suatu keputusan saat ini. Menurut Gordon B Darvis (2000 : 20) Informasi adalah data yang diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata atau yang dapat dirasakan dalam setiap keputusan baik sekarang maupun masa  yang akan datang. Menurut Richardus Eko Indrajit (2002 : 2) Informasi merupakan hasil dari pengolahan data yang secara prinsip memiliki nilai  atau value yang dibandingkan dengan data mentah. Komputer merupakan bentuk tekhnologi informasi pertama yang dapat melakukan pengolahan data menjadi informasi. Suatu Informasi mempunyai kualitas, menurut H.M Jogiyanto (2005 :10) Kualitas suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi yang akurat (Accurate), tepat pada waktunya (Timeliness), dan relevan (Relevance). Dari beberapa penjelasan diatas dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa informasi adalah sekumpulan data-data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi penerimanya.

Sistem Informasi

Sistem Informasi merupakan suatu kumpulan dari komponen – komponen dalam perusahaan atau organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi.

(http://one.indoskripsi.com/node/6590.) Sistem informasi ialah  suatu  sistem  terintegrasi yang mampu menyediakan Informasi yang bermanfaat bagi penggunanya. Atau; Sebuah Sistem  terintegrasi atau Sistem  manusia-mesin, untuk menyediakan Informasi untuk  mendukung operasi, manajemen dalam suatu organisasi. Sistem  ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual,model manajemen dan basis data.

Administrasi Keuangan Sekolah

Administrasi sekolah adalah suatu proses yang terdiri dari usaha mengkreasi, memelihara, menstimulir, dan mempersatukan semua daya yang ada pada suatu lembaga pendidikan agar tercapai tujuan yang telah ditentukan lebih dulu ( http://one.indoskripsi.com/ node/8131.).

Basis Data (Database)

Basis data (database) adalah kumpulan dari berbagai data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Basis data tersimpan di perangkat keras, serta dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak. Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi dari tipe data, struktur dan batasan dari data atau informasi yang akan disimpan. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi pada para pengguna atau user. (http://krida85.wordpress.com/2008/ 04/16/pengertian-basis-data.).

Normalisasi

Normalisasi merupakan  suatu teknik dalam desain logika sebuah database, teknik pengelompokan atribut dari suatu relasi sehingga membentuk struktur relasi yang baik. Normalisasi dapat diartikan sebagai proses untuk mengubah suatu relasi yang memiliki masalah tertentu kedalam dua relasi atau lebih yang memiliki masalah tersebut. Masalah yang dimaksud disebut dengan anomali. Anomali adalah proses 67 database yang memberikan efek samping yang tidak diharapkan, misalnya menyebabkan ketidak konsistenan data atau membuat suatu data menjadi hilang ketika data lain dihapus.

Relasionship (Relasi)

Istilah yang digunakan untuk menunjukkan relasi antar tabel yaitu kardinalitas/derajat relasi. Kardinalitas menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas lain.

Data Flow Diagram (DFD)

DFD merupakan salah satu komponen dalam serangkaian pembuatan perancangan sebuah sistem komputerisasi. DFD menggambarkan aliran data dari sumber pemberi data (input) ke penerima data (output). Aliran data itu perlu diketahui agar si pembuat sistem tahu persis kapan sebuah data harus disimpan, kapan harus ditanggapi (proses), dan kapan harus didistribusikan ke bagian lain.

Microsoft Access 2003

Microsoft access adalah sebuah program aplikasi berbasis data komputer relasional ( RDBMS/ Relational Database Management Sistem ) yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menegah. Microsoft access merupakan bagian dari Microsoft Office. Microsoft access menggunakan basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis sehingga memudahkan para  pengguna dalam pengoperasiannya.

Borland Delphi

Menurut adi wira kusuma (2002 : 1) “ Delphi adalah salah satu dari perrograman secara visual, bahasa yang digunakan lebih mengarah kebahasa pascal “. Menurut Ir. Inge martina (2000 : 13) “Borland Delphi merupakan program aplikasi database berbasis windows yang mempunyai kemampuan untuk menggunakan bahasa SQL (Struktur Query Languange)”.

Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah ditamakan pada bab-bab sebelumnya maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Untuk mengoptimalkan sistem informasi pengolahan data pada sekolah menengah kejuruan (smk) negeri 1 kendari  yang dibangun, maka dibutuhkan system komputerisasi yang mengoprasikan system yang sudahada sehingga informasi dapat terus diupdate secara berkala

2. Dengan adanya sistim informasi  ini yang penulis kembangkan mengenai  pengelola data siswa-siswi pada smk negeri 1 kendari dapat memberikanan informasi-informasi yang memadai kepada masyarakat

Saran

Berdasarkan  kesimpulan yang telah penulis berikan diatas, maka penulis

memberikan saran sebagai berikut :

1. Kepada Pihak SMK Negeri 1 Kendari agar betul-betul memperhatikan isi dari 

aplikasi ini yang dikembangkan oleh penulis

2. Dalam pengelolaan data siswa  yang dilakukan secara manual sebaiknya diganti 

dengan menggunakan program untuk menghindari adanya kesalahan dan demi 

efektifitas cara kerja yang dilakukan.